e-Fatura UBL Dosyası Geçerli Olduğu Halde ERP Neden Kabul Etmiyor? UBL Standartları ile ERP İş Kuralları Arasındaki Farklar

e-Fatura süreçlerinde en sık karşılaşılan destek taleplerinden biri şudur:

“UBL dosyasında hata yok ama ERP faturayı kaydedemiyor.”

İlk bakışta sorun ERP yazılımından veya faturayı gönderen firmadan kaynaklanıyor gibi görünse de, çoğu zaman durum bundan farklıdır.

UBL Geçerli Olabilir, ERP Kabul Etmeyebilir

Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) tarafından yayınlanan UBL standardı, elektronik belgenin teknik yapısını tanımlar.

ERP yazılımları ise yalnızca XML dosyasını okumaz; belgeyi kendi veri tabanına kaydetmeden önce birçok ek iş kuralı uygular.

Bu nedenle teknik olarak tamamen geçerli bir UBL dosyası, bazı ERP uygulamalarında reddedilebilir veya otomatik olarak işlenemeyebilir.

ERP Yazılımları Neleri Kontrol Edebilir?

Her ERP uygulamasının kendi veri kabul kuralları bulunabilir. Örneğin;

• Stok kodunun bulunması ve ürün kartıyla eşleşmesi
• Satır bazında vergi bilgilerinin eksiksiz olması
• Açıklama ve kod alanlarının uzunluğu
• Özel karakterlerin kabul edilmesi
• Matematiksel tutarlılık ve yuvarlama hesapları
• ERP tarafından zorunlu kabul edilen alanların dolu olması

Bu kontrollerin büyük bölümü GİB standartlarının değil, ERP uygulamasının kendi iş kurallarının bir parçasıdır.

Gerçek Bir Örnek

Bir faturada ürün adı yalnızca “NİŞASTA” olarak yer alabilir.

Bu bilgi UBL açısından tamamen geçerlidir.

Ancak ERP sistemi ürünü yalnızca stok kodu üzerinden eşleştiriyorsa, XML dosyası sorunsuz okunmasına rağmen belge veri tabanına kaydedilemeyebilir.

Sık Karşılaşılan Nedenler

• Stok kodunun bulunmaması
• ERP alan uzunluğunu aşan veriler
• Beklenmeyen özel karakterler
• Satır bazında vergi bilgilerinin eksik olması
• Yuvarlama farklılıkları
• ERP’ye özgü zorunlu alanların boş olması

Bu durumların hiçbiri tek başına UBL dosyasının hatalı olduğu anlamına gelmez.

Basic ERP Kabul Analizi

Bu tür durumların daha kolay analiz edilebilmesi amacıyla WhiteEagle UBLexus Basic – ERP Kabul Analizi aracını geliştirdim.

Bu araç;

• UBL/XML dosyalarını analiz eder.
• ERP uygulamalarında sorun oluşturabilecek veri ve içerikleri raporlar.
• Stok kodu, KDV, veri kalitesi, matematiksel tutarlılık, açıklamalar ve özel karakterler gibi birçok konuda kontrol gerçekleştirir.
• Toplu klasör analizi yapabilir.
• Analiz sonuçlarına göre, tespit edilen bulgular için karşı tarafa gönderilebilecek örnek bir bilgilendirme e-postası taslağı oluşturabilir.

Program tamamen çevrimdışı (offline) çalışır.

İnternet, API veya entegratör bağlantısı gerektirmez.

Bu aracın amacı, UBL dosyasının GİB standartlarına uygunluğunu test etmek değildir. Amaç; farklı ERP uygulamalarında belge kabulünü etkileyebilecek olası veri sorunlarını önceden tespit ederek destek süreçlerini kolaylaştırmaktır.

Sonuç

Bir UBL dosyasının teknik olarak geçerli olması ile her ERP tarafından sorunsuz işlenebilmesi aynı şey değildir.

Sorunun kaynağını doğru analiz edebilmek, gereksiz zaman kaybını, hatalı yönlendirmeleri ve karşılıklı suçlamaları önemli ölçüde azaltabilir.

Not

Bu analiz, Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) standartlarına uygunluk testi değildir.

Analiz sonuçları, farklı ERP uygulamalarının veri kabul süreçlerinde karşılaşılabilecek olası durumlar hakkında bilgi vermek amacıyla hazırlanmıştır. Her ERP yazılımının veri işleme kuralları farklılık gösterebilir.