1. e-ARŞİV UYGULAMASI NEDİR ?
433 sıra numaralı Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği ile Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından belirlenen
standartlara uygun olarak faturanın;
– Elektronik ortamda oluşturulması,
– Elektronik ortamda muhafazası,
– Elektronik ortamda ibrazı,
– Elektronik ortamda raporlanmasını
kapsayan uygulamaya denir.
1.1. e-ARŞİV FATURASI NEDİR ?
e-Arşiv Faturası, Vergi Usul Kanunu uyarınca kağıt ortamında düzenlenmek, muhafaza ve ibraz
edilmek zorunluluğu bulunan faturanın; elektronik ortamda düzenlenmesi ve ikinci nüshasının
elektronik ortamda muhafaza ve ibraz edilme zorunluluğu bulunan faturalardır. Faturalar
mükelleflerin kendi bilgi işlem sistemlerinde veya Gelir İdaresi Başkanlığından izin almış Özel
Entegratör bilgi işlem sistemlerine gönderilir ve buralarda muhafaza edilir ve ibraz edilir.
NOT : e-Faturada olduğu gibi faturalar Gelir İdaresi üzerinden alıcıya iletilmez. Sadece elektronik ortamda muhafaza
edilir. Ay sonlarında Gelir İdaresine hazırlanan rapor ile bilgi verilir.
1.2. e-ARŞİV RAPORU NEDİR ?
Her ayın sonunda o ayı takip eden ayın 15. Günü saat 24:00’e kadar ay içerisinde oluşturulmuş eArşiv faturalarının raporunun Gelir İdaresi Başkanlığına yollanması gerekmektedir. Rapor, Gelir
İdaresinin yayınladığı veri formatı ve standardına uygun, mali mühür ya da NES ile zaman damgalı
olarak onaylanmış olarak Gelir İdaresine gönderilmelidir. Oluşan raporun boyutu maksimum 100
MB olmalıdır. 100 MB’ı geçen raporlar Özel Entegratmr tarafından Gelir İdaresi sistemine 100 MB
bölünerek gönderilir.
NOT : Rapor içerisinde ay içerisinde oluşturulmuş iptal faturaları dahil bütün faturaların bilgileri bulunmalıdır.
1.3. e-ARŞİV FATURA KULLANICISI OLMA ZORUNLULUĞU :
İnternet üzerinden mal ve hizmet satışı yapan ve 2014 yılı gelir tablosu brüt satış hasılatı tutarı 5
milyon lira ve üzerinde olan mükellefler en geç 01/01/2016 tarihine kadar e-Arşiv uygulamasına
geçmek zorundadır. Kapsam dışında kalan ve gönüllü olarak e-Arşiv kullanıcısı olmak isteyen bütün
mükellefler e-Arşiv Uygulaması kapsamında faturalarını elektronik ortamda oluşturabilirler.
1.4. e-ARŞİV UYGULAMASINA BAŞVURU YÖNTEMLERİ :
– Uygulamadan yararlanmak için mükelleflerin 397 sıra numaralı Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği ile
getirilen e-Fatura Uygulamasına kayıtlı olmaları gerekmektedir.
– Mükellefler e-Arşiv Uygulamasını, kendi bilgi işlem sistemi veya Gelir İdaresi Başkanlığından izin almış
özel entegratör bilgi işlem sistemi üzerinden olmak üzere iki yöntemle kullanabilirler.
Not : e-Arşiv Uygulamasını Gelir İdaresi Başkanlığından e-Arşiv izni almış özel entegratörlerin bilgi işlem sistemi üzerinde
kullanmak isteyen mükellefler, doğrudan özel entegratöre başvuracak olup ayrıca Gelir İdaresine başvuruda bulunmazlar.
Fatura ve elektronik arşiv raporlarında özel entegratörün mali mühürünün ve zaman damgasının kullanılmasını talep
edebilirler.
1.5. e-ARŞİV FATURA BELGESİNİN ALICILARA TESLİMİ :
– e-Fatura uygulamasına kayıtlı olan kullanıcılara; e-Fatura şeklinde gönderilir, e-Fatura şeklinde saklanır.
– e-Fatura uygulamasına kayıtlı olmayan vergi mükelleflerine; müşterilerin talebi doğrultusunda faturalar
kağıt çıktısı alınarak veya elektronik yollardan iletilebilir, ikinci nüsha elektronik ortamda saklanır.
– Vergi mükellefi olmayan kişilere; müşterilerin talebi doğrultusunda elektronik yollardan iletilebilir,
ikinci nüsha elektronik ortamda saklanır.
1.6. GELİR İDARESİ e-ARŞİV FATURALARI SORGULAMA EKRANI :
Bu uygulama sayesinde e-Fatura uygulamasına kayıtlı olmayan vergi mükellefleri veya vergi mükellefi
olmayan kişiler Gelir İdaresinin http://www.efatura.gov.tr/earsivsorgula.html web adresinden
kendilerine yollanan elektronik e-Arşiv faturalarını sorgulayabilirler. Bu şekilde gelen e-Arşiv
faturalarının satıcı firma tarafından Gelir İdaresine gönderilen raporda beyan edildiği anlaşılmış olur. eArşiv raporlarının satıcılar tarafından takip eden ayın 15’ine kadar gönderilmesi gerektiğinden bir
önceki aya ait faturaların ayın 15’den sonra sorgulanması gerekmektedir.
NOT : Sorgulama sırasında Satıcının VKN\TCKN bilgisi, Fatura Numarası bilgisi, Fatura üzerindeki Ödenecek Tutar bilgisi ve
sitenin tanımlamış olduğu Güvenlik Kodu’nun eksik girilmemiş olması gerekmektedir. Bu bilgiler girildikten sonra aranan
kısıtlar doğru ise ekranda “Sorgulanan ARV2015000000… Fatura Numaralı, Satıcı Vergi Kimlik Numarası XXXXXXXXXX,
Ödenecek Tutarı 70.00 Olan Fatura Sistemde Kayıtlıdır!” şeklinde bir onay yazısı çıkacaktır.
Zaman damgası e-Arşiv için kullanılmamaktadır. Bu ilk tebliğ’de yayınlanmış ancak sonrasında kaldırılmıştır.
Fatura kesiminden 7 gün sonra alıcısına iletilmesi gerekmektedir. e-Arşivde de durum aynıdır.
Ancak alıcıya iletilmeden önce faturanın mutlaka entegratöre gönderilip sunucuda imzalanması ve resmiyet kazanması gerekmektedir.
